立替精算を減らす方法｜法人カード・仮払い・ルールで件数を削る実務設計

経費精算システムを整えても、作業が減らない。
そのときに見直すべきなのは「入力のしやすさ」ではなく、立替が多い構造です。

立替が多いほど、申請件数が増え、証憑も増え、承認も増え、会計転記も増えます。
つまり、経費精算をラクにする最短ルートは、精算を頑張ることではなく、精算が発生しない支払いに寄せることです。

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結論：立替を減らすと、経費精算は“自動的に”ラクになる

立替精算が減ると、経費精算はこう変わります。

この変化は、ツールを変えるよりも効果が大きいことがあります。
だから「立替削減」は、周辺ツール（連携）の中でも、特に体感が出やすい改善です。

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まず整理：立替精算が増える3つの原因

原因	よくある状態
支払い手段が個人に寄っている	現場が個人カードや現金で払うのが当たり前になっている
仮払い・小口現金が重い	手続きが面倒で現場が使わず、結局立替になる
ルールが曖昧	何が会社負担か判断が必要で、後回し→締め日に集中する

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立替削減の打ち手は3つ（全部やらなくていい）

立替削減は、次の3つの打ち手を組み合わせます。

順番としては、最も頻度が高い支出に効くものから入れるのが現実的です。

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1) 法人カード｜効果が出やすい支出から“狭く”始める

法人カード導入は、最初から全社一斉にやると失敗しやすいです。
まずは、立替が多い支出から“狭く”始める方が回ります。

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2) 仮払い｜“使われない仮払い”を作らない

仮払いがあっても、手続きが重いと現場は使いません。
結果として立替が続き、「仮払いはあるのに立替が減らない」状態になります。

仮払いは、制度として作るより、現場が迷わず使えるかで評価してください。

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3) 支払いルール｜立替削減は「迷いを減らす」と進む

立替が減らない会社は、実はルールが曖昧で現場が迷っています。
迷うほど後回しになり、締め日に精算が増えます。

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減らせる支出・減らせない支出の見分け方

立替削減は、全部を対象にすると止まります。
まずは「減らせる支出」に集中するのが最短です。

分類	特徴	例
減らせる	頻度が高い／定型化しやすい／ルール化しやすい	交通、サブスク、消耗品、出張
減らしにくい	例外が多い／現金のみが多い／突発が多い	一部の現金支払い、突発対応、少額の例外

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導入手順｜最短で成果を出す“3ステップ”

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まとめ：立替削減は、経費精算の“件数”を減らす最短ルート

経費精算の負担は、入力を速くするだけでは減りません。
件数が多い限り、証憑回収も承認も会計転記も増えます。

だから、立替を減らす。
この一手が入ると、経費精算は構造的にラクになります。