経費精算システムの申請・承認フローを分かりやすく解説

経費精算システムを導入する際、
多くの人が最初に戸惑うのが
申請・承認フローの仕組みです。

「誰がいつ承認するのか」
「差し戻しはどうなるのか」
が曖昧なままだと、
運用がうまく回らなくなります。

本記事では、
経費精算システムにおける申請・承認フローの基本を
初心者向けに分かりやすく解説します。

経費精算の基本的な申請・承認フロー

多くの経費精算システムでは、
次のような流れが基本です。

この流れを理解しておくだけで、
混乱はかなり減ります。

申請者は、
以下の情報を入力します。

入力項目が決まっているため、
申請漏れや記載ミスが起きにくいのが特徴です。

承認者（上司・管理者）は、
次の点を中心に確認します。

問題がなければ承認し、
不備があれば差し戻します。

差し戻しが発生した場合、

ため、
修正すべき点が分かりやすいのが特徴です。

紙やメールと違い、
やり取りの履歴も残ります。

承認後は、
経理担当者がまとめて確認します。

申請・承認の履歴が一元管理されているため、
確認作業が大幅に効率化されます。

フロー設計でよくある失敗には、
次のようなものがあります。

最初から完璧を目指すより、
シンプルなフローから始めることが重要です。

フロー設計では、

という考え方がおすすめです。

これだけでも、
社内定着しやすくなります。

申請・承認フローに不安がある場合は、
初期設定が分かりやすいシステムを選ぶと安心です。