経費精算における立替金とは？意味と仕組みを分かりやすく解説

経費精算でよく使われる言葉の一つが
「立替金」 です。

経費精算システムの画面や、
経理の説明で目にするものの、
意味があいまいなまま使われていることも少なくありません。

本記事では、
経費精算における立替金の基本的な考え方を分かりやすく解説します。

立替金とは？

立替金とは、
本来は会社が支払うべき費用を、社員が一時的に立て替えて支払ったお金のことです。

たとえば、

• 出張時の交通費
• 外出先での備品購入
• 取引先との打ち合わせ費用

などが該当します。

なぜ立替金が発生するのか

立替金が発生する主な理由は、

• 現金やカードを個人で支払った
• 会社名義で支払えなかった

といった場面があるためです。

業務上避けられないケースも多く、
経費精算業務では一般的な扱いです。

経費精算との関係

経費精算とは、
立替金を会社から社員に返金する手続きとも言えます。

申請・承認・支払いを通して、
立て替えたお金を精算します。

立替金が多いと起きやすい問題

立替金が多いと、

• 社員の負担が大きい
• 精算漏れが起きやすい

といった問題が発生します。

特に、
精算が遅れると不満につながります。

経費精算システムでの立替金管理

経費精算システムでは、

• 申請内容の一元管理
• 精算状況の可視化

が可能です。

これにより、

• 精算漏れ防止
• 処理のスピード向上

につながります。

仮払金との違いに注意

立替金と混同されやすいのが
仮払金です。

• 立替金：あとから社員が請求
• 仮払金：事前に会社が支給

という違いがあります。

立替金管理を楽にするには

立替金管理をスムーズにするには、
精算が簡単な経費精算システムを選ぶことが重要です。

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