締め日に仕事が集中する会社の共通点：分散できる設計

経費精算の締め日に仕事が集中する原因は「期限」「承認」「証憑回収」「差し戻し」が同日に重なること。分散できる設計（期限の段階化・週次回収・通知）を具体例つきで整理します。

締め日が近づくと、経費精算だけで一日が消える…あります

申請者はまとめ出し、承認者は滞留、経理は確認と差し戻し。
この状態って、忙しさより設計で起きていることが多いです。
集中を減らすコツは「頑張れ」ではなく、締めの仕事を分散する仕組みにすることです。

締め日に集中する時に起きている“重なり”

集中が起きる会社は、だいたい4つが同日に重なっています。
①申請提出 ②証憑回収 ③承認 ④差し戻し対応

こうなると何が起きる？

やりがち①：締め日を早めれば解決すると考える

早めても、証憑が揃わない・承認が遅い・入力が重い、が残っていると、ただ前倒しで荒れるだけになります。
大事なのは、締め日そのものより締めまでの流れです。

やりがち②：差し戻し基準が曖昧なまま、締めに突入する

基準が曖昧だと、締め前に差し戻しが増えます。差し戻しは“往復”なので、仕事が増えます。
まずは通す条件を揃えて、差し戻しの量を減らすのが近道です。

結論：集中を減らすには、期限を1本にしないのが効きます。
申請期限／承認期限／例外の出口、を段階化し、さらに週次で軽く回収すると、締め前の山が低くなります。

段階化のイメージ

中盤の近道：集中がきつい会社は、通知と承認設計まで一緒に整えると早いです

段階化しても、通知が弱いと守られにくいです。承認が集中するなら分岐も必要です。
締め前が落ち着く整え方を確認する

分散したい対象	設計の手	狙い	注意点
申請の集中	申請期限を締め日より前に置く	不備の修正時間を確保	証憑が揃わないものは出口を用意
承認の集中	承認期限＋通知＋金額分岐	滞留を減らす	基準が揃わないと逆に差し戻し増
証憑回収の集中	週次で軽く回収（交通費・少額から）	締め前の山を低くする	入力が重いと週次が続かない
差し戻しの集中	通す条件3点＋差し戻し文テンプレ	往復を減らす	長文コメントをやめる（短文で統一）

締め前の集中は、1つの原因じゃなく重なりで起きます。だから対策もセットで効きます。

Step1：締め前に増える作業を4つに分けて書き出す

申請・証憑・承認・差し戻し。どれが一番重いかで、最初の手が決まります。

Step2：申請期限と承認期限を分ける

同じ日にすると、締め前に全部が固まりやすいです。

Step3：週次で出せるものを1つだけ決める

交通費だけ、少額だけ、でOK。山を低くするのが目的です。

Q. 週次にすると逆に手間が増えませんか？

A. 入力が重いと増えます。だから週次は「軽い支出だけ」に絞ります。交通費や少額から始めると、締め前の山が下がりやすいです。

Q. 期限を分けても守られない気がします

A. 期限だけだと弱いので、通知とセットにします。承認者側も同じで、承認期限＋通知があると滞留が減りやすいです。

最後に：集中は“頑張り”じゃなく“分散設計”で減らせます

期限を段階化して、週次で軽く回収。これだけでも締め前の空気が変わることが多いです。
締め前が落ち着く整え方をまとめて確認する