差し戻し基準がブレると崩れる：戻す/通すの線引きテンプレ

経費精算の差し戻しが多い会社は「基準が人によって違う」状態になりがち。差し戻す/通すの線引きをテンプレ化して、現場の往復を減らす考え方を整理します。

差し戻しが多いと、みんな疲れます

申請者は「何がダメなのかわからない」、承認者は「毎回同じ指摘で時間が溶ける」。
これ、原因はシンプルで、差し戻し基準が“人の頭の中”にあるからです。

差し戻しが増える時に起きていること

差し戻しが増える会社は、「NG」だけが増えて、「通す条件」が共有されていないことが多いです。

よくある状態

逆効果①：細かい基準を足していく

ルールを足すほど、読まれなくなります。
そして結局「人の判断」に戻ります。ここで差し戻しが増えます。

逆効果②：承認者の裁量に任せる

裁量は必要なんですが、共有がないと「人によって違う」が固定化します。
申請者は学べないので、差し戻しは減りません。

結論：差し戻しを減らすには、「ここが揃えば通す」を先に決めます。
“戻す理由”を増やすより、通す条件を3点にまとめる方が効きます。

通す条件（基本の3点）

ここが揃わない時だけ差し戻す、で運用が落ち着きます。

中盤の近道：差し戻し理由のテンプレをシステム側に寄せる

差し戻しが多い会社ほど、コメントが長文化します。理由をボタン選択＋短文にすると、往復が減ります。
差し戻しを減らす仕組み（通知・承認・証憑）を確認する

よくある不備	なぜ戻す？	通す条件（これがあればOK）	差し戻し文（短文）
用途が曖昧	私用との区別ができない	誰と/何のために/どの業務かが1行で書ける	用途を1行で追記してください（誰・目的）
領収書が不足	金額の根拠が弱い	領収書 or 明細 or 代替証憑の添付	証憑（領収書/明細）を添付してください
日付が不明	期間の整合が取れない	利用日が分かる記載（明細・履歴）	利用日が分かる情報を追記/添付してください
科目が迷子	会計処理がぶれる	科目は選択肢を絞り、迷う所はメモで説明	科目を再選択してください（迷う場合は用途メモ）

差し戻し文は短く、同じ型にします。長文だと“読む気力”が落ちます。

Step1：差し戻し理由トップ3を出す

用途／証憑／日付、あたりに寄ることが多いです。

Step2：「通す条件」を3点で統一する

いつ・いくら・何に。これで承認者の判断が揃いやすいです。

Step3：差し戻し文をテンプレ化（短文）

文章量を減らすほど、往復が減ります。

Q. 例外はどう扱うのがいい？

A. 例外はゼロにせず、理由記入＋追加承認など“見える出口”を作ると揉めにくいです。

Q. 承認者が複数いると揃いません…

A. “通す条件3点”と“差し戻し文テンプレ”を共有するだけで、かなり揃います。細かい規程を増やすより効きます。

最後に：差し戻しは「基準」より「型」

判断を揃えるより、型を揃える。これが早いです。
差し戻しが減る運用の作り方を確認する