経費精算は内部統制の入口：不正が起きやすい穴と塞ぎ方

経費精算は金額が小さくても件数が多く、不正やミスが起きやすい入口です。二重精算・私的利用・承認の形骸化などの穴と、現実的な塞ぎ方（権限・証憑・監査ログ）を整理します。

経費精算って金額は小さいのに、なぜか“事故”が起きやすいんです

理由はシンプルで、件数が多いから。件数が多いほど、確認が雑になりやすく、穴が残りやすいです。
ただ、ガチガチに縛ると現場が動きにくくなるので、現実的に塞げる穴だけ塞ぐが大事です。

内部統制って何？経費精算とどう関係する？

内部統制は難しい言葉に見えますが、ざっくり言うと「会社のお金が変な使われ方をしない仕組み」です。
経費精算は、日々の支出が集まる入口なので、ここがゆるいと穴が残りやすいです。

穴①：二重精算（同じ領収書・同じ支出）

立替とカードが混ざる、同じ写真を再提出する、など。
悪意がなくても起きます。件数が多いほど気づきにくいです。

穴②：私的利用が混ざる（判断が薄い支出）

用途が「品代」だけ、飲食の相手が不明、など。
承認者が毎回想像で通す状態だと、穴が残ります。

穴③：承認が形だけになる（滞留→まとめ承認）

忙しい承認者ほど、まとめて承認しがち。
ここが続くと、確認が機能しなくなります。

結論：全部を厳しくするより、権限（誰が何をできる）、証憑（根拠）、ログ（後で追える）の3点を整える方が現実的です。
これが揃うと、穴が見える形になって塞ぎやすくなります。

中盤の近道：監査ログや権限が整う仕組みに寄せたい人へ

内部統制を強くしたい会社ほど、手作業より仕組みで整える方が続きます。
内部統制まで見える経費精算の選び方を見る

穴	起きやすい原因	塞ぎ方（現実的）	運用のコツ
二重精算	出口が多い（立替/カード/小口が混在）	支払い手段を明確化＋突合の順番を固定	「誰が払ったか」を必須にする
私的利用の混在	用途メモが薄い／基準が人によって違う	通す条件3点（いつ・いくら・何に）	用途1行テンプレで揃える
承認の形骸化	承認が集中／期限がない	承認期限＋通知＋分岐（少額/高額）	代理承認も出口にする
証憑の弱さ	写真が読めない／添付が漏れる	撮影ルール＋不足時の出口	長いレシートは2枚
追えない（説明できない）	判断がチャットに流れる／ログが残らない	申請に根拠を残す（メモ・添付）	最終判断は申請に残す

内部統制は「厳しくする」より、追える形を作る方が続きます。ログが残ると、無理なく整います。

Step1：事故パターンを3つに分類する

二重精算／用途が薄い／承認滞留。どれが多いかで優先度が決まります。

Step2：通す条件を3点に揃える

いつ・いくら・何に。これが揃うと、私的混在の穴が小さくなります。

Step3：承認期限と通知を入れて滞留を減らす

止まりにくくなるほど、まとめ承認が減ります。

Q. 厳しくしすぎると現場が動きにくいです

A. だから「全部を厳しく」より、権限・証憑・ログの3点で“追える形”にするのが現実的です。入力項目を増やすより、通す条件とテンプレで揃える方が続きます。

Q. 不正対策はどこから手を付けるべき？

A. 二重精算と承認滞留からが早いです。件数が多い所なので、整えると効果が見えやすいです。

最後に：内部統制は“見える形”ができると自然に強くなります

人の頑張りに頼らず、追える形に寄せる。これが一番ラクで強いです。
内部統制まで含めて整える方法を見る