経費精算を外注できる？任せる範囲と“残る仕事”の整理

経費精算の外注（BPO）を検討する時に、任せられる範囲・任せにくい範囲・社内に残る仕事を整理。外注しても混乱しないための切り分けと運用のコツをまとめます。

外注したい気持ち、めちゃ分かります。締め前がしんどいから

ただ、経費精算は「全部丸投げ」で軽くなる仕事ではなくて、任せる範囲の切り分けが大事です。
切り分けを間違えると、外注先との確認が増えて、逆に負担が増えることもあります。
ここでは、外注できる範囲と、社内に残る仕事を整理します。

外注で減る仕事・減らない仕事

外注で減りやすいのは定型処理、減りにくいのは判断と責任です。

減りやすい（任せやすい）

残りやすい（社内に必要）

失敗①：ルールが曖昧なまま外注する

ルールが曖昧だと、外注先は判断できず、確認が増えます。
結果、社内で返す作業が増えてしまいます。

失敗②：任せる範囲が広すぎて、責任が揺れる

外注は作業を代行できますが、最終責任まで移るわけではありません。
だから、判断まで任せようとすると揉めやすいです。

結論：外注は定型の量を削るのが得意です。
だから「任せる＝定型」「残る＝判断」で切り分けると、外注の効果が出やすいです。

中盤の近道：外注の前に、まず“型”を揃えると失敗しにくいです

差し戻し基準、用途メモ、通知、承認期限。このあたりが揃っているほど、外注先の手戻りが減ります。
外注も含めて整える方法を見る

業務	外注に向く？	理由	社内に残すポイント
証憑の一次チェック	向く	定型で判断しやすい	例外の出口（追加承認）を決めておく
OCRの軽い修正	向く	作業が繰り返し	直す範囲（必須3項目）を固定
差し戻し連絡（テンプレ）	向く	テンプレ化できる	差し戻し基準を統一（通す条件）
交際費の妥当性判断	向きにくい	会社の事情と判断が必要	承認者が判断、メモを残す
承認（決裁）	向きにくい	責任の所在が必要	代理承認・期限で滞留を減らす

外注は“全部を消す”ではなく、定型の山を削ると考えると失敗しにくいです。

Step1：締め前に増える作業を「定型/判断」に分ける

外注で効くのは定型。まず分けると、任せる範囲が見えます。

Step2：差し戻し基準とテンプレを先に揃える

基準が揃うほど、外注先との確認が減ります。

Step3：残る仕事（判断・承認）を誰が持つか決める

外注しても残る所を曖昧にすると、運用が戻りやすいです。

Q. 外注すれば、経理の負担は一気に減りますか？

A. 定型が多いほど減りやすいです。ただし判断や承認は残ります。定型と判断を分けて任せると、効果が出やすいです。

Q. 外注の前に整えるべきものは？

A. 差し戻し基準、用途メモの型、通知、承認期限。このあたりが揃うほど、外注先の手戻りが減ります。

最後に：外注は“任せ方”で効き方が変わります

定型を任せ、判断を残す。ここが決まると、外注が現場の味方になりやすいです。
外注も含めて整える方法を見る