Slack/Teamsで精算が崩れる理由：チャット運用の整え方

Slack/Teamsで経費精算のやり取りをすると、情報が流れて探せず、承認の根拠が残らず、締め前に混乱しがちです。チャットを使うなら何を残し、何を残さないかの運用ルールを整理します。

チャットは速い。でも、経費精算は“残る形”が大事です

Slack/Teamsで「これ通りますか？」「領収書これでOK？」って聞くの、つい便利でやっちゃうんですが、
そのまま運用にすると探せない・残らない・基準が揃わないが起きやすいです。
チャットを使うなら、チャットで完結させない線引きを作るのがコツです。

チャット運用で崩れる3つの理由

チャットが悪いんじゃなくて、経費精算に必要なもの（根拠・履歴・検索）がチャットと相性が悪いことが多いです。

場面①：領収書の不備相談が、結局“例外”を増やす

「上様でもいい？」「但し書き弱いけど通る？」がチャットでOKになると、ルールが揃いません。
こういう判断は、チャットで答えるより“出口（補足メモ/追加承認）”として仕組みに入れる方が安定します。

場面②：申請の督促をチャットでやり始めて疲れる

チャットで「出してね」をやると、担当者が毎月疲れます。
督促はチャットより、システム通知の方が向いています（対象が明確で残るから）。

結論：チャットを使うなら、役割を2つに絞ると崩れにくいです。
①通知（未提出・承認滞留を知らせる）
②相談（迷う時の入口だけ、最終判断は申請に残す）

“残す場所”を固定すると、急に落ち着きます

中盤の近道：チャット連携で通知まで整えたい人へ

チャットは通知の受け皿として使うと強いです。未提出や滞留を自動で拾えると、手作業が減ります。
チャット通知まで整う方法を見る

やること	チャットでOK	チャットでNG	残す場所
未提出・滞留の督促	自動通知（対象者が分かる）	担当者の手打ち督促を常態化	通知ログ（システム側）
不備相談	入口だけ（何を足せば通る？）	チャットでOK/NGを確定させる	申請メモ（補足）
証憑の共有	一時共有（確認用）	貼りっぱなしで申請に添付しない	申請添付
例外処理	状況共有	その場判断でルール化しない	例外の出口（追加承認/理由記入）

チャットは便利。でも最終判断は申請に残すと、後から揉めにくいです。

Step1：チャットで起きている相談を3種類に分ける

不備相談／督促／例外相談。多い所から線引きすると効きます。

Step2：最終判断は申請メモに残すルールにする

誰が見ても分かる形（用途1行＋補足）に寄せます。

Step3：督促は自動通知に寄せる

担当者が“人力で追う”状態を減らします。

Q. チャットで全部完結した方が早くない？

A. その場は早いですが、後から探せなくなりやすいです。経費精算は“後で説明できる形”が大事なので、最終は申請に残す方が安定します。

Q. チャットの相談が減らない

A. 相談が多いのは、ルールが薄いか、出口がないサインです。よくある相談を表1枚にすると、相談は減りやすいです。

最後に：チャットは“通知の受け皿”にすると強いです

判断をチャットに置かず、通知と入口に寄せる。これで崩れにくくなります。
チャット通知まで含めて整える方法を見る