領収書が集まらない・探せないを解決｜経費精算の証憑回収が崩れる原因と対策

経費精算が「ラクにならない」「締め日に毎回荒れる」会社の多くは、原因がはっきりしています。
それは、証憑（領収書・請求書）が集まらない／探せないことです。

入力や承認を整えても、証憑が揃わなければ差し戻しが発生し、確認が増え、最後は人が探して回ることになります。
この記事では、証憑回収が崩れる原因を7パターンに分けて、最小の仕組みで回る状態に戻す手順を整理します。

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結論：証憑回収は「正しさ」より“止まらない流れ”が最優先

証憑回収を整えるとき、最初に決めるべきは「厳しさ」ではありません。
重要なのは、締め日に止まらない流れを作ることです。

だから、ルールはまず「現場が守れる最小」から始めるのが正解です。
ルールを強くするのは、回る状態ができてからで十分間に合います。

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証憑回収が崩れる原因7パターン（当てはまるものが多いほど改善余地が大きい）

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原因1：提出先が複数ある（どこに出せばいいか迷う）

メール、紙、チャット、共有フォルダなど、提出先が複数あると必ず漏れます。
現場は忙しいので「迷ったら後回し」になり、締め日に積み上がります。

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原因2：提出タイミングが曖昧（締め日に集まる）

「月末までに」だけだと、実質的に締め日に集まります。
提出タイミングが曖昧なほど、経理側の催促が増えます。

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原因3：差し戻し基準が曖昧（戻す／戻さないで揉める）

証憑不備があるたびに、その場で判断していると運用が崩れます。
特に、但し書き・金額・日付・宛名あたりは揉めやすいポイントです。

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原因4：証憑の種類が多く、扱いが統一されていない

領収書、請求書、レシート、交通系、オンライン購入など、証憑の種類が増えるほど現場は迷います。
迷いが増えるほど提出が遅れます。

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原因5：現場が“その場で”処理できない（帰社してから溜まる）

外出が多い現場ほど、証憑をその場で処理できないと溜まります。
溜まった証憑は、締め日にまとめて出され、不備も増えます。

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原因6：紛失・再発行など例外が運用に入っていない

運用を壊すのは例外です。
例外を“その都度判断”にすると、締め日に止まり、経理の負担が爆増します。

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原因7：「探せない」状態（検索の軸が揃っていない）

証憑を集めても、後で探せないと監査・確認で詰まります。
これは保存の問題ではなく、検索の軸が揃っていないことが原因です。

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「回る証憑回収」を作る最小ルール（テンプレ）

ここまでの内容を、すぐ運用に落とすために、最小ルールをテンプレ化します。
このまま社内ルールの叩き台として使えます。

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改善の順番｜まず「締め日に発生している仕事」を消す

証憑回収は、全部を一気に直そうとすると現場が疲れます。
締め日がラクになる順番は次の通りです。

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まとめ：証憑回収が整うと、経費精算の“体感”が変わる

証憑回収は、経費精算の中でも最も効果が出やすい改善ポイントです。
提出先・期限・例外の3点を整えるだけで、締め日が一気にラクになります。

まずは1つだけでも手を入れると、運用が前に進みます。
次は、立替削減に繋がる「法人カード／仮払い」領域へ進めると、精算件数自体を減らせます。