立替精算と経費精算の違い：言葉が混ざると運用が崩れる

立替精算は「いったん個人が払って後で会社が返す」、経費精算は「会社の経費を精算する」こと。言葉が混ざるとルールが曖昧になりがちなので、違いと運用の分け方を整理します。

「立替」と「経費」、同じように使われがちなんですが…混ざると後で困ります

現場では「とりあえず払って、あとで精算」になりがち。
でも言葉が混ざると、誰が払う前提なのかが曖昧になって、法人カード・仮払い・小口現金までごちゃっとしやすいです。
ここでは、違いをスパッと整理して、運用がブレない形にします。

立替精算と経費精算の違い（超ざっくり）

立替精算：個人がいったん支払い → 後で会社が返す（立替金が発生）
経費精算：会社の経費として、証憑と用途を揃えて承認・処理する（支払い手段は複数あり得る）

“違いの芯”はここです

混ざると起きるのは、だいたい「出口が増えて追えない」です。
そして締め前に、確認が爆増します。

事故①：二重計上（立替でも処理、カードでも処理）

「会社のカードで払ってたのに、本人も申請してた」みたいなパターン。
言葉が混ざると、誰が払ったのかの確認が抜けやすいです。

事故②：返金が遅れて不満が出る

立替が多いのに、申請期限や承認期限が曖昧だと、返金が遅れます。
返金が遅い会社ほど、申請が雑になって差し戻しが増えやすいです（悪循環）。

事故③：小口現金・仮払い・立替が混在する

「急いだから小口」「次もあるから仮払い」「いつもの立替」…その場判断が増えると、残高や証憑が追いにくくなります。

結論：言葉で分けるより、お金の流れで分けると迷いません。
「誰が払った？」→「会社が返す必要がある？」→「証憑と用途は揃ってる？」の順番です。

中盤の近道：立替が多いなら“減らす設計”を先に

立替が多い会社は、精算のルールだけ整えても戻りやすいです。
法人カード・仮払い・小口の範囲まで整理すると、現場のストレスが減りやすいです。
立替を減らす整え方（ランキング）を見る

ケース	誰が払った？	分類	注意点
社員が現金で立て替えた	個人	立替精算	返金期限（承認期限）を決めると不満が減る
法人カードで支払った	会社	経費精算（カード支出）	利用者特定（用途メモ）を固定すると突合が楽
仮払いを受けて支払った	会社（前渡し）	経費精算（仮払精算）	残金の出口（返金/相殺/繰越）を決める
小口現金で払った	会社（小口）	経費精算（小口精算）	小口の範囲を狭くしないと混ざりやすい

混ざりやすいのは「その場判断」で出口が増える時。分類が揃うと、二重計上が減りやすいです。

Step1：「誰が払ったか」を必須にする

立替か、会社払いか。ここが見えると事故が減ります。

Step2：立替は返金の期限（承認期限）を決める

返金が遅いと、提出も雑になりやすいです。

Step3：小口・仮払いの範囲は狭くする

出口を増やさない方が、全体が整いやすいです。

Q. 立替精算と経費精算、結局同じに見えます

A. 似ているのは「申請して承認される」形です。違いはお金の流れ。個人が払って返金が必要なら立替、会社が払っているなら会社払いの精算、と分けると整理しやすいです。

Q. 立替を減らす一番簡単な手は？

A. まずは頻出支出（サブスク、交通、少額備品など）から、会社払いに寄せることです。全部を一気に変えるより、頻出からの方が効果が見えやすいです。

最後に：言葉を揃えると、運用が揃います

「誰が払ったか」だけでも、混乱が減ります。
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