経費精算の督促が手作業：通知の設計（誰に/いつ/何を）

経費精算の督促が手作業だと、締め前に申請・承認が一気に滞留しやすくなります。誰に・いつ・何を通知するかを決めて、現場が自然に動く通知設計の作り方をまとめます。

督促が手作業だと、締め前に“人間ルーター”が誕生します

「まだ出てない人、誰？」「承認が止まってるのどれ？」「この人、今日いないよね…？」
こういう確認が増えるほど、経費精算は“仕事が寄る仕組み”になっていきます。
でも通知は、ちゃんと設計すると“言わなくても動く”に寄せられます。

督促が手作業になると起きる3つの損

手作業の督促は「面倒」だけじゃなく、遅れが増える構造を作りやすいです。

逆効果①：通知が“雑音”になる

毎日同じ通知が来ると、人は読まなくなります。
その結果、本当に必要な通知まで埋もれます。

逆効果②：誰の通知か分からないと動けない

「締めが近いです」だけだと、本人は“自分が対象か”が分からず動けません。
通知は対象が明確であるほど効きます。

結論：通知は3点セットで設計すると迷いが減ります。
誰に（対象）／いつ（タイミング）／何を（次にやること）

通知の“役割”を分けると失敗しにくいです

中盤の近道：通知を仕組みに寄せたい人へ

通知・承認期限・代理承認まで整うと、督促の手間が一気に減ります。
通知と承認が整う方法（ランキング・比較）を見る

対象	タイミング	通知内容（何を）	狙い
申請者（未提出）	締め3日前	「未提出の経費があります。今日中に下書きだけでも作成」	後回しを減らす
申請者（未提出）	締め前日	「締め前日です。未提出がある場合は提出 or 理由入力」	出口（理由入力）で止めない
承認者（滞留）	承認期限の前日	「承認待ちが◯件あります。差し戻しはテンプレ理由で短文」	滞留を減らす
承認者（滞留）	期限当日	「本日が承認期限です。代理承認が必要なら切替」	不在で止めない
管理者（全体）	締め2日前	「未提出一覧／滞留一覧／ボトルネック承認者」	人に寄る場所を把握

通知は“毎日送る”より、動けるタイミングに絞る方が効きます。

Step1：止まり方を2つに分ける（未提出／承認滞留）

通知は対象が違うので、まずここを分けるのが最短です。

Step2：「締め3日前・前日・当日」だけ設計する

多くしない。まずは3点で十分動きます。

Step3：通知文を短文テンプレにする

“次にやること”が一目で分かる短文が強いです。

Q. 通知を増やすと反発されませんか？

A. 増やすと反発されやすいです。だから「対象が明確」「動けるタイミング」「次の行動が書いてある」通知に絞るのがコツです。

Q. 承認者が忙しくて見ない時は？

A. 通知だけだと弱いので、承認期限と代理承認（不在時の出口）をセットにすると止まりにくいです。

最後に：督促を人の仕事にしないのが一番ラクです

通知設計で「言わなくても動く」に寄せると、締め前の疲れ方が変わります。
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