経費精算の締め日、何日が正解？現場が止まらない決め方

締め日って、月末にしておけば安心…と思いがちなんですが

経費精算は、締め日を「カレンダー都合」で決めると、現場の流れとズレて承認が遅れたり、差し戻しが増えたりします。
逆に言うと、“現場の証憑が揃うタイミング”に合わせて設計すると、締め日まわりのストレスがかなり減ります。

目次

締め日が合っていないと、起きやすいのはこの3つです。

外れやすい決め方①：月末締めにすれば整う

月末にすると「会計と揃って気持ちいい」んですが、現場の実態は別です。
出張の精算、カード明細の反映、取引先の領収書発行が月末に寄ると、“申請できる状態”になるのが月をまたぐことが普通に起きます。

外れやすい決め方②：締め日を早めればスピードが出る

早めると一瞬スッキリしますが、「証憑が揃わない人」が増えると差し戻しが増えて、結局遅くなります。
早締めが効くのは、証憑がデジタルでほぼ揃う／申請習慣が強い会社です。そうじゃないなら、先に整える順番があります。

判断のために見るポイント（3つだけ）

中盤の近道：仕組みから選びたい人へ

もし「締め日と承認が毎月バタつく」が続くなら、通知・代理承認・証憑の揃え方まで含めて見直すと早いです。
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Step1：直近2か月の“遅れ理由”を3つにまとめる

「忙しいから」ではなく、実際は証憑未回収／承認待ち／明細反映待ちのどれかに寄ります。

Step2：締め日候補を2つ出して“余裕日数”を入れる

例：月末締めにこだわるなら、申請は月末-3日、承認は月末-1日など、役割ごとに分けます。

Step3：例外ルールを先に決める（ここが肝）

「遅れたらNG」だけだと必ず崩れます。遅れ理由の記入／上長承認／翌月扱いなど、出口を作っておくと揉めにくいです。

Q. 締め日を変えると現場が混乱しませんか？

A. 混乱の原因は「いつまでに何をするか」が曖昧なことです。締め日変更より、申請期限／承認期限／例外の出口をセットで出すと落ち着きます。

Q. 月末締めを維持したい場合のコツは？

A. 月末そのものより、月末前の申請締めを作ると安定します。月末＝最終日、にしない方がラクです。

最後に：締め日で迷う会社は、だいたい“通知と承認”でも迷ってます

締め日だけ直しても、承認が滞る設計のままだと戻りやすいです。
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