経費精算は「手順が分かっているだけ」では回りません。
現場・承認者・経理それぞれのつまずきポイントを先に潰しておくと、差し戻しや締め日前の混乱が一気に減ります。
このページは、特定のシステムに依存しない実務のHowToをまとめたものです。
「まず何を決めれば良いか」「どこで詰まりやすいか」を手順に沿って整理します。
このページで分かること
- 経費精算の基本フロー（申請→承認→証憑→会計処理）
- 差し戻しを減らすための“事前ルール”
- 締め日が荒れないための運用のコツ
- よくあるケース別の処理（立替・仮払・領収書なし等）
経費精算の全体像（まずはここだけ）
- 支出が発生（立替・交通費・交際費など）
- 申請（内容入力＋証憑添付）
- 承認（上長確認・差し戻し）
- 経理確認（証憑・税区分・勘定科目・部門のチェック）
- 会計処理・支払い（仕訳・振込・精算完了）
経費精算が詰まるのは、だいたい②申請か③承認か④経理確認です。
そこで、次に「詰まりを起こさないための事前ルール」を押さえます。
最初に決めるべき“事前ルール”3つ（ここが曖昧だと必ず荒れる）
- 例外処理：立替／仮払／領収書なし／海外・外貨／交際費の扱い
- 証憑ルール：添付の必須条件（いつ・何を・どの形式で）
- 会計前提：税区分・勘定科目・部門（誰が決め、どこまで入力するか）
現場が迷うポイントを先に潰す
「この場合はどうする？」が多い会社ほど、例外処理を先に決めておくと差し戻しが激減します。
手順1：申請（現場）—差し戻しを減らす書き方
申請で重要なのは、入力を丁寧にすることではなく、承認者と経理が迷わない形にすることです。
申請で必ず押さえる項目
- いつ：日付（利用日・支払日）
- 何に：用途（何のための支出か）
- いくら：金額（内訳があるなら分ける）
- 誰が：参加者（交際費など必要な場合）
- 証憑：領収書・レシート等の添付
差し戻しを減らすコツ
- 用途は「何をしたか」より何のために必要だったかを書く
- 交際費は「相手・人数・目的」をセットで書く
- 証憑は“あとで出す”を避け、その場で添付を基本にする
手順2：承認（上長）—承認が詰まらない運用
承認が詰まる原因は、承認者の善悪ではなく、承認の判断材料が揃っていないことがほとんどです。
承認者が見るべきポイント
- 用途が妥当か（業務関連性）
- 金額が妥当か（規程・相場）
- 証憑が揃っているか（添付条件）
- 例外処理かどうか（仮払・領収書なし等）
承認が詰まる会社の対策
- 代理承認・不在時ルールを決める
- 差し戻し理由をテンプレ化する（同じ指摘を繰り返さない）
- “例外”の扱いは承認者判断にしない（先にルール化する）
手順3：経理確認—締め日が荒れないチェックの順番
締め日が荒れるのは、確認が丁寧ではないからではありません。
チェックの順番がバラバラで、差し戻しが連鎖することが原因になりがちです。
経理のチェックはこの順がラク
- 証憑（ある／ない／形式OK）
- 用途（規程上の妥当性）
- 税区分（課税／非課税など）
- 勘定科目（分類）
- 部門・プロジェクト（紐付け）
締め日を軽くするコツ
- 差し戻しは“締め日前に集中”させない（締め前の締切を作る）
- 税区分・科目のルールは固定し、迷いを減らす
- よくある間違いは「教育」より入力画面の選択肢で潰す
よくあるケース別HowTo（ここが一番揉める）
立替（自腹）
原則：証憑＋用途が揃っていれば精算。頻発するなら立替を減らす運用を検討。
仮払
原則：仮払→支出→精算の順。仮払残や未精算を可視化し、放置しない仕組みにする。
領収書なし
原則：例外扱い。事前に「上限」「代替証跡」「承認条件」を決めておく。
交通費
原則：経路・区間・目的が揃えばOK。通勤混在や定期区間の扱いはルールを固定。
交際費
原則：相手・人数・目的の3点セット。規程（上限・承認条件）を先に明確化。
まとめ：経費精算は“手順”より“迷いを潰す設計”でラクになる
- 詰まりやすいのは申請・承認・経理確認の3点
- 先に決めるべきは、例外処理・証憑ルール・会計前提
- 締め日が荒れる原因は、差し戻し連鎖とルールのブレ
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